La BU FTS veut exploiter à fond le potentiel d’optimisation dans la documentation des ordres. Les solutions numériques visent l’objectif du processus cible redéfini.

Commençons toutefois par la définition de certaines notions et procédures centrales afin de mieux comprendre la thématique dans son ensemble : 

Le lot :

Le déploiement FTTS/B doit équiper les communes suisses en fibre optique. Un lot est un projet partiel de l’extension en question. Cela concerne la fourniture au sein d’une zone de la commune à viabiliser, avec un câble de fibre optique d’origine qui part du central. 

La réception logique :

Lors de la réception logique, Swisscom contrôle l’inventaire de données afin de vérifier si cablex, en tant que mandataire, consigne correctement les données sur le terrain et les intègre dans le système. Cette réception logique est effectuée pour chaque lot.

La réception physique :

La réception physique est effectuée par commune à la suite de la réception logique réussie de tous les lots. Après un procès-verbal défini avec précision, un certain nombre d’installations (sites mCAN et XGS-PON) sont contrôlés sur site. Dans le cas où une limite supérieure en erreurs est dépassée, le lot est refusé.

Cela signifie que …

Swisscom demande par exemple à cablex de raccorder une commune à la fibre optique, les différents lots du projet de construction du réseau doivent ainsi correspondre aux exigences de Swisscom sur le plan logique et physique et ce, selon la volonté de cablex, dès la première vérification. C’est la raison pour laquelle on parle de l’objectif : « First time right ». 

Étape 1 de l’optimisation de processus – l’analyse de la situation réelle. 

De manière générale, cablex est convenue avec le donneur d’ordre Swisscom que l’inscription pour la réception logique devait être faite 20 jours après la fin des travaux sur le terrain. Ce délai n’est dans la plupart des cas jamais respecté et largement dépassé. De plus, les résultats de la réception logique ne sont pas satisfaisants car la documentation s’avère souvent lacunaire. 

Le dépassement du délai de 20 jours a une conséquence pour le donneur d’ordre Swisscom, à savoir que cela engendre des fluctuations au niveau de la charge de travail. Les phases avec un besoin élevé de vérifications et les phases avec un flux de documentation moins important se succèdent et produisent une charge de travail non homogène. Aussi bien pour cablex que pour Swisscom, cela ne va pas dans le sens d’une charge de travail régulière souhaitée dans le déploiement afin de traiter efficacement et à temps la charge importante de travail. 

En outre, le taux de réussite des réceptions logiques n’est pas satisfaisant et ne répond pas aux exigences de qualité que l’unité FTS et cablex se fixent elles-mêmes. C’est précisément l’angle d’action du projet « Optimisation de processus » ! 

Les collectes de données fournissent des éléments supplémentaires. 

Le processus actuel a été analysé avec les spécialistes de cablex qui participent au processus. Le temps de traitement et la fréquence des différentes tâches ont été calculés à l’aide des valeurs empiriques. Des problèmes ont également été dévoilés et les causes ont été localisés grâce à la manière de travailler actuelle. 

L’analyse des données a eu également pour résultat que le taux de réussite lors de la première réception logique (first time right) est très bas autour d’environ 30 pour cent. À cela s’ajoute le fait que le délai de 20 jours défini dans le contrat pour l’inscription à la réception logique est largement dépassé. Celle-ci a généralement lieu au bout de 70 jours en moyenne. 

L’analyse des données a également montré quand ont lieu des contrôles, la raison pour laquelle ces contrôles mènent à des corrections et combien de temps il faut pour cela. L’évaluation du processus actuel a également montré qu’au cours de celui-ci les lots sont contrôlés quatre à cinq fois. Certains contrôles sont effectués deux fois et n’ont tout de même pas pu satisfaire aux objectifs de qualité quant à la documentation pour être conformes à la réception logique par Swisscom. Les nombreuses vérifications au sein du processus ont par ailleurs contribué à allonger le temps de traitement et ainsi les coûts liés au processus. 

Les points importants à ce sujet sont :

Le retard lié à la réception logique n’a pas de répercussions pour le client final – le client peut profiter du service à temps et avec la meilleure qualité. Le besoin d’optimisation concerne uniquement la documentation des travaux effectués pour le donneur d’ordre Swisscom ! 

Étape 2 – Définition du processus cible.

Au cours d’un autre workshop, les tâches nécessaires ont été définies avec l’aide d’une équipe de spécialistes des Business Unit FTS de plusieurs régions. Les tâches ne présentant pas de valeur ajoutée ou celles en double ont été supprimées. Le nouveau processus cible défini a été modélisé et couché sur le papier. En comparant le nouveau processus élaboré avec l’actuel, le potentiel d’optimisation est clairement visible. L’objectif auto-déclaré de la Business Unit est naturellement d’exploiter pleinement ce potentiel ! 

FTS a pris la décision de créer un service dédié pour la vérification finale des documents, il s’agit d’une des mesures en vue d’optimiser la qualité. Le rôle de ces collaborateurs sera exclusivement de s’assurer que la documentation des lots est bien complète et correcte. Auparavant, cette tâche faisait partie, en plus de toutes les autres tâches, du domaine de responsabilisé du chef des travaux ou du gestionnaire technique. 

La réflexion s’est également portée sur l’aide que peuvent apporter les solutions numériques dans la réalisation de l’objectif cible. Il serait ainsi envisageable que certaines procédures manuelles ne soient plus nécessaires. Par ailleurs, la solution numérique devrait offrir la possibilité de valider certaines étapes de travail et de les suivre de telle sorte qu’il soit possible ultérieurement de consulter le statut d’un lot et les procédures au sein de chaque étape du processus. Les solutions qui empêchent la remise d’un document incomplet sont à l’étude. 

Étape 3 – Recherche d’un logiciel adapté.

L’utilisation d’un logiciel adapté doit fournir une aide au niveau du processus et permettre d’exploiter le mieux possible le potentiel d’optimisation. C’est ainsi qu’un cahier des charges a été élaboré sur la base du processus cible défini et des exigences des collaborateurs de la Business Unit FTS. Celui-ci est à présent appliqué afin de trouver une solution adaptée en interne ou en externe. 

La base pour le traitement des ordres est le nouveau système SAP implémenté chez cablex en 2021 (SAP 4 HANA). Les exigences du processus cible défini qui ne peuvent être couvertes par le nouveau logiciel SAP doivent l’être grâce à une solution adaptée supplémentaire. 

Patricio Grille Abad dirige ce projet. Il s’est mis à la disposition de cablex Communications comme conseiller expert pour cette contribution. Sa réponse quant à la question sur les étapes suivantes est la suivante :

« Après l’évaluation des offres reçues et le choix d’un logiciel, débutera ensuite une phase de test au cours de laquelle les adaptations nécessaires seront effectuées avec l’aide du fournisseur choisi. Une fois la formation des utilisateurs terminée, nous comptons utiliser le nouveau système à partir de l’automne 2021. »