La Business Unit FTS vuole sfruttare appieno il potenziale di ottimizzazione nella documentazione degli ordini. Soluzioni digitali dovranno aiutare a raggiungere il nuovo processo TARGET definito.
Ma cominciamo innanzitutto con la definizione di alcuni termini e processi centrali in modo da comprendere meglio l'argomento nella sua totalità:
Il lotto:
Nell'ambito del rollout FTTS/B si estende la fibra ottica nei comuni svizzeri. Un lotto è un progetto parziale della rispettiva estensione. Si riferisce all'approvvigionamento di un'area all'interno del comune nel quale viene eseguita l'estensione con un cavo del tronco in fibra ottica, che scorre provenendo dalla Centrale.
Il collaudo logico:
Nell'ambito del collaudo logico viene controllato da Swisscom l'inventario dati, al fine di verificare se cablex, in qualità di appaltatore, documenta correttamente i lavori sul campo e li ha rappresentati adeguatamente nel sistema. Questo collaudo logico viene svolto per ogni lotto.
Il collaudo fisico:
Il collaudo fisico viene svolto per ogni comune in seguito al collaudo logico andato a buon fine di tutti i lotti. In base a un protocollo di collaudo esattamente definito, si controlla un determinato numero di installazioni (sedi mCAN e XGS-PON) sul posto. Se un limite massimo predefinito di errori viene superato, il lotto viene respinto.
Questo significa che…
Se cablex viene incaricata da Swisscom per esempio di installare la fibra ottica in un comune, alla fine i singoli lotti del progetto di creazione di reti devono rispettare a livello logico e fisico i requisiti di Swisscom, possibilmente al primo controllo (questo è l'obiettivo di cablex). Per questo si parla anche dell'obiettivo: «first time right».
Step 1 dell'ottimizzazione del processo – L'analisi dello stato attuale.
In linea di principio, cablex ha concordato con il committente Swisscom che la registrazione per il collaudo logico deve avvenire entro 20 giorni dopo la conclusione dei lavori sul campo. Nella maggior parte dei casi questo tempo di elaborazione non viene rispettato, bensì decisamente superato. Inoltre, nemmeno i risultati del collaudo logico sono soddisfacenti, dato che spesso la documentazione risulta avere diverse lacune.
Il superamento del tempo di elaborazione di 20 giorni ha un impatto sul committente Swisscom: si verificano fluttuazioni nel carico di lavoro. Fasi con necessità eccezionalmente elevata di controlli e fasi in cui arriva poca documentazione si alternano creando un workload non equilibrato. Questo non favorisce un carico di lavoro omogeneo, né per cablex né per Swisscom, a cui si mira nel rollout, al fine di gestire la grande mole di lavoro in modo efficiente e nel rispetto dei termini.
Inoltre, l'attuale percentuale di successo dei collaudi logici non è soddisfacente e non soddisfa soprattutto i requisiti qualitativi che la Unit FTS e cablex si prefissano. Proprio qui entra in gioco il progetto «Ottimizzazione di processo»!
Il rilevamento dei dati fa emergere ulteriori risultati.
Insieme agli esperti di cablex coinvolti nel processo, è stato analizzato l'attuale processo. Il tempo di elaborazione e la frequenza dei rispettivi compiti sono stati rilevati sulla base di valori empirici. Sono inoltre stati sottolineai i problemi e individuate le cause nell'attuale modalità di lavoro.
Dall'analisi dei dati è emerso anche che la percentuale di successo al primo controllo logico (first time right) è molto bassa e attualmente è pari solo a circa il 30 percento. A ciò si aggiunge il fatto che il termine di 20 giorni definito a livello contrattuale per la registrazione per il collaudo logico viene decisamente superato. In media questo avviene dopo 70 giorni.
L'analisi dei dati mostra inoltre quando si svolgono i controlli, perché questi ultimi portano a delle correzioni e quanto tempo richiedono. Dall'analisi del processo attuale è emerso anche che i lotti durante il processo vengono controllati quattro-cinque volte. Alcuni controlli sono stati eseguiti due volte e non hanno comunque raggiunto gli obiettivi qualitativi richiesti relativamente alla documentazione per superare il collaudo logico di Swisscom. I controlli ripetuti durante il processo hanno contribuito inoltre a incrementare i tempi di elaborazione e quindi i costi del processo.
In questo contesto è importante quanto segue:
il ritardo dei collaudi logici non ha nessun impatto sull'utente finale – il cliente può usufruire del servizio nei termini previsti e con una qualità ineccepibile. La necessità di ottimizzazione si riferisce qui esclusivamente alla documentazione dei lavori svolti nei confronti di Swisscom in qualità di committente!
Step 2 – Definizione del processo TARGET.
Nell'ambito di un altro workshop sono stati definiti, insieme a un team interregionale di specialisti della Business Unit FTS, i compiti necessari e si sono eliminate dal processo le attività doppie che non generano valore. Il nuovo processo TARGET definito è stato modellato e messo su carta. Nel confronto tra il nuovo processo elaborato e l'attuale processo è emerso chiaramente il potenziale di ottimizzazione. L'obiettivo autodichiarato della Business Unit è ovviamente quello di sfruttare appieno questo potenziale!
Una delle misure mirate all'incremento della qualità decisa da FTS consiste nella creazione di un ufficio dedicato per il controllo finale dei documenti. In futuro i collaboratori di tale ufficio si concentreranno esclusivamente sul controllo della correttezza e della completezza della documentazione dei lotti. Prima questa attività rientrava, accanto agli altri numerosi compiti, nell'ambito di responsabilità del capocantiere o del collaboratore tecnico.
Contemporaneamente si sta riflettendo sulla misura in cui soluzioni digitali possano semplificare il raggiungimento del processo TARGET. Per esempio, sarebbe possibile eliminare alcuni processi manuali attraverso la digitalizzazione. Inoltre, la soluzione digitale potrebbe offrire la possibilità di convalidare e seguire singole fasi di lavoro, dalle quali in un secondo momento è possibile derivare lo stato di un lotto e i processi all'interno delle singole fasi di processo. Si stanno verificando anche soluzioni che impediscano che venga consegnata una documentazione compilata in maniera incompleta.
Step 3 – Ricerca di un software adeguato.
Mediante l'impiego di software adeguati si vuole supportare il processo e sfruttare al meglio il potenziale di ottimizzazione. A tale proposito, sulla base del processo TARGET definito e dei requisiti dei collaboratori della Business Unit, si è scritto un capitolato d'oneri, che ora viene impiegato per cercare una soluzione adatta sia internamente che esternamente.
La base per l'elaborazione ordini è rappresentata dal nuovo sistema SAP che viene introdotto in cablex nel 2021 (SAP 4 HANA). I requisiti del processo TARGET definito, che non possono essere coperti dal nuovo software SAP, devono essere soddisfatti attraverso una soluzione supplementare adatta.
Patricio Grille Abad dirige questo progetto e si è messo a disposizione di cablex Communications per questo contributo in qualità di esperto con funzione di consulenza. Alla domanda relativa ai prossimi passi risponde così:
«In seguito all'analisi delle offerte pervenuteci e alla decisione relativa a un software ci sarà una fase di test durante la quale, in collaborazione con i fornitori selezionati, verranno apportati gli adeguamenti necessari. Dopo la formazione degli utenti, prevediamo di poter utilizzare il nuovo sistema in modo produttivo a partire dall'autunno 2021.»
